El siguiente instructivo se divide en las siguientes etapas

• Configuración
• Acceso
• Altas bajas y modificaciones
• Buscador
• Préstamos y devoluciones
• Reservas
• Autogestión
• Informes

Configuración

Un usuario con acceso a permisos puede habilitar el módulo de bibiloteca para los perfiles que desee activando:

Permisos — Módulos — Bibiloteca

Permisos — Módulos — Informes — Informes Gerenciales — Biblioteca

Acceso

Todo usuario que tenga el permiso habilitado verá la solapa Biblioteca disponible en su pantalla

Altas , Bajas y modificaciones

Existen dos formas para dar de alta un nuevo ejemplar

• Automática

Figaronline cuenta con una vinculación entre servidores con el sistema isbnDb que tiene un inventario de aproximadamente 6.500.000 libros. Basta con ingresar el código ISBN de un libro para traer gran parte de su información relacionada.

En caso de no ser encontrada, leer la sección Manual de este instructivo para la carga de un nuevo ejemplar.

Hacer click en Altas en el menú de opciones que se muestra en la imagen.

Ingresar el código ISBN del ejemplar a cargar

Hacer click en Localizar

Si el ejemplar no es localizado , ver la sección manual de este instructivo.

• Manual

Se deben ingresar en forma manual los datos fundamentales de un ejemplar para continuar con el siguiente paso.

Una vez verificados los datos, presionar el botón correspondiente para Confirmar la carga

Portada

El sistema propone una portada genérica, pero es posible cargar imágenes escaseadas. Al hacer click en modificar, es posible seleccionar posibles portadas de una lista que el sistema propone.

Ejemplares

Luego de la carga de los datos fundamentales por medios manuales o automáticos se deben cargar los ejemplares del nuevo volúmen y su ubicación en la biblioteca

Los mismos pueden ser administrados desde los resultados de la búsqueda o bien en el momento del alta.

Búsqueda

Todos los usuarios poseen un buscador como el que se muestran en la imagen.

Los pasos son

Hacer click en Buscar

Ingresar algún dato para encontrar un determinado ejemplar

Hacer click en Buscar

Dependiendo de los permisos otorgados al perfil, se visualizan o no las opciones marcadas en azul.

Préstamos

Localizar mediante buscador el volumen a prestar.

Seleccionar el ejemplar y hacer click sobre el ícono de préstamo

Ingresar algunas letras del nombre o apellido de la persona que solicita el libro. Confirmar seleccionando al usuario de la lista. Hacer click en el botón para confirmar.

El libro será asignado al usuario por un período preestablecido.

Se mostrará en su pantalla principal el libro pendiente de devolución hasta que se confirme el retorno a la biblioteca.

La siguiente pantalla muestra el listado de pendientes de devoluciíón

Al hacer click sobre el ícono indicado se confirma la recepción del libro prestado

Informes

Desde solapa informes el sistema entrega los siguientes reportes.

• Libros prestados (Ejemplares fuera de la biblioteca al momento de imprimir el reporte)
• Morosos (Libros prestados que superaron la fecha de vencimiento )
• Informe de ejemplar (Historial de prestamos de un determinado ejemplar)
• Informe por volumen (Historial de prestamos de un determinado volumen)
• Informe por usuario (Historial de préstamos de un determinado usuario)

Nota de revista Inc. Latinoamerica Julio/Agosto 2011

Figaronline.com , pag. 61

El módulo noticias permite difundir comunicaciones por medio de la web o bien a través del correo electrónico.

Los pasos a seguir son

1. Crear una nueva noticia
2. Seleccionar audiencia
3. Escribir mensaje
4. Colocar adjuntos
5. Escribir en Agenda
6. Enviar y difundir.
7. Seguimiento de lecturas
8. Administrar noticias

Para administradores de sistema se sugiere leer el artículo de activación y configuración del módulo noticias.

1. Crear una nueva noticia

A partir del ícono situado en el panel general (home) o bien en el módulo noticias, se accede a la pantalla de creación.

Vista desde home

Vista desde la solapa noticias

2. Selección de audiencia

El primer paso es seleccionar a los usuarios que recibirán la noticia.

El sistema propone dos métodos

2.1 Envío público

Este método permite enviar la nueva noticia a grupos completos.
El siguiente ejemplo muestra la selección de audiencia de una noticia que llegará a:

• Todos los alumnos de Secundaria de la Sede I y Sede II
• Todos los docentes de la institución (Sede I y Sede II)
• Padres de primaria de ambas sedes.

Selección de audiencia de una noticia para 2 sedes de un colegio. Método público.

Usuarios adminsitardores consultar el artículo sobre configuración de permisos para restringir el envío de noticias de perfiles a ciertos grupos de usuarios. POr ejemplo para impedir el envío de noticias de docentes direcatmente a familias o ex alumnos.

2.2 Envío restringido

El envío restringido permite filtrar dentro de los grupos. Debe seleccionarse la opción “Restringido” y luego hacer click sobre “filtrar destinatarios”

La siguiente imagen muestra como se han filtrado usuarios de distintos perfiles para recibir la noticia. Será recibida por 63 alumnos, 11 secretarias y 72 padres que fueron filtrados según distintos criterios.

Audiencia filtrada

3. Escribir mensaje

La imagen adjunta explica el uso de los campos.

Ver la sección 6 de este tutorial para ver el resultado final de la noticia enviada en todas sus modalidades.

Carga tradicional de una noticia con texto enriquecido.

Si en cambio desea importar los contenidos de otra plataforma, se pueden volcar en formato HTML.

carga de noticia HTML

4. Adjuntos

Cada noticia permite adjuntar hasta 3 archivos adjuntos.
Pueden ser de cualquier formato.

Los formatos de imágen serán mostrados como galería. Los otros serán mostradosc on sus respectivos íconos y estarán disponibles para la descarga de cada uno de los usuarios.

Se recomienda adjuntar archivos de poco peso con el fin de facilitar la tarea y experiencia del usuario final a la hora de descargarlos.
Se sugiere no adjuntar archivos .docx, xlsx y otros de office 2008 en adelante, dado que muchos usuarios no poseen en sus computadoras el sotware para leerlos. En su lugar sugerimos transformar estos archivos a PDF.

Seleccione los archivos mediante el botón “Examinar”

Puede remover los adjuntos no deseados utilizando el vínculo “Remover”

Adjuntos en noticias

Ver la sección 6 de este tutorial para ver cómo se visualizan los adjuntos.

5. Agenda

Es opcional para las noticias escribir un recordatorio en la agenda de los destinatarios. Ver la sección 6 de este instructivo para ver el resultado final.

6. Enviar y difundir

Presionar el botón  para enviar la noticia a todos los destinatarios.Corrobore que el mensaje de confirmación le indique la cantidad de archivos adjuntos.

Mensaje de confirmación y nueva oticia subida.

Los mismos la tendrán disponibles en su pantalla principal y en la solapa noticias.

El botón DIFUNDIR NOTCIA ( ) distribuirá la noticia también al correo electrónico principal y alternativo de todos los usuarios destinatarios.

Luego en el espacio “Difundida por email” dira “SI” e indicará la fecha y hora en que se realizó el cambio.

Todos los usuarios visualizarán la novedad cargada de la siguiente forma en sus pantallas principales

Nueva noticia en pantalla principal

Haciendo click sobre el ícono ( ) el usuario podrá marcar como ledia la noticia , dejando los pendientes de lectura vacíos en pantalla principal luego de hacerlo con todas las noticias sin leer.

Sin nuevas noticias por leer en home.

Sin embargo quedará copia de todas las noticias recibidas y enviadas en la solapa “Noticias” de cada usuario.

Si la noticia tiene también un recordatorio de agenda agregado (Sección 5 de este tutorial) se visualiza de la siguiente forma.

Vista de un evento de agenda cargado desde noticias.

7. Seguimiento

El sistema registra a aquellos usuarios que han leido las noticias y filtra a los que aun no lo han hecho.

Desde el ícono de lupa en las noticias enviadas (solo está disponible para el autor de las noticias), se puede ver fecha y hora de lectura de cada uno de los usuarios destinatarios.

Listado de destinatarios y lecturas

8. Edición y eliminar

Los autores de las noticias tieen la posiblidad de

a. visualizar

b. editar

c. eliminar

las noticias de su autoría en cualquier momento haciendo click en los íconos respectivos.

Iconos situados a la derecha de las noticias creadas para marcar como leido, ver, editar, difundir, eliminar.

Se solicita a los PMs instalar lector de RSS conectado a este blog a la dirección feed://blog.figaronline.com/feed/ o bien consultar las novedades de los próximos cambios desde nuestra página en facebbok.

Informes

Informes a medida

Dada la alta demanda de informes que se requieren del sistema, se desarrolló un módulo que permite a los PMs solicitar durante las reuniones de avance algunos nuevos listados que pueden ser implementados en pocos minutos.

Ver artículo completo

Informe 8 - Listados

Nuevos campos agregados

Posibilidad de imprimir en PDF en diferentes formatos

Se agregan los usuarios de perfil Candidato con sus propios campos

Nuevos permisos

Posibilidad de agregar un nuevo campo en el encabezado del informe.

Implementación del número de orden y número de familia.

Ver artículo completo

FIPs  - Mostrar/Ocultar datos de docente y comentarios de evaluacoines

Se agregaron nuevas opciones en la impresión de FIPs para mostrar-ocultar el nombre del docente

Asimismo se permite mostrar-ocultar los comentarios que los docentes cargaron a la hora de colocar las notas de las evaluaciones.

Asimismo se unificaron las columnas de materia y docente para ganar espacio.

Ver artículo completo

Informe de accesos

Este informe refleja el uso del sistema por usuario, perfil o institución.

Mide la cantidad de accesos de cada usuario y las acciones realizadas por cada uno.

Ver artículo completo

Informes gerenciales

En forma paulatina se están mejorando y agregando nuevos reportes estáticos y dináimicos que permiten hacer lectura de variables gerenciales cargadas en el sistema desde un punto de vista general (Multi institucion)

Perfiles

Nuevos perfiles

Se crearon los perfiles

1.Asociación de Padres

2.Asociación de Padres Referentes de Año

3.Asociación de Padres Delegadas de Año

Ver el artículo completo

Búsqueda avanzada

Nuevos listados, mejora en el buscador. Permite realizar búsquedas más potentes que las del informe 8.

Aviso de límite de inasistencias

Ahora es posible informar a una determinada audiencia cuando un alumno alcanza un límite de faltas.

Ver artículo completo

Materias

Comunicaciones - Mejorias en inclusión de materias

El docente que escribe un nuevo artículo en una materia, puede también hacerlo al mismo tiempo en otras materias que dicte.

Ver artículo completo

Permisos

Nuevos permisos para resultado de buscador

Se puede filtrar a nivel icono la información que cada usuario puede acceder

Ver artículo completo

Vista de inasistencias por alumno

El proceso es el siguiente

Configuración:

a. Activar permisos de adminsitración de cuentas bancarias desde

Permisos - Funciones - Adminsirtación - Cuentas (Crear, ver, editar, eliminar)

Permisos - Funciones - Avisos de pago (Todos según corresponda)

Creación de nuevas cuentas

Desde Administración  – Total Cuentas

Crear todas las cuentas bancarias que reciban transferencias y se quieran informar a los padres.

Configurar los permisos de envio de emails que se muestran.

Recordar que esta operacion debe repetirse por cada institución.

Carga de padres

Una vez habilitados todos los permisos, los padres tienen acceso al siguiente modulo

Luego de cargar el nuevo registro, el padre visualiza todos sus avisos en pantalla

Ambos usuarios (Padre y administrativo) reciben un email como el que se muestra

Luego del cambio de estado, ambos usuarios reciben un email como el que se muestra.

Mide la cantidad de accesos de cada usuario y las acciones realizadas por cada uno.
Se habilita mediante permisos — Informes — Informe de acceso

El mismo refleja los datos para un determinado lapso de tiempo especificado en la ventana de Horizonte temporal de la solapa informes.

Al obtener el informe por usuario, se pueden ver los detalles de su navegacion en cada una de las sesiones.

Es posible subir 1 de estas tareas a la vez y mientras esté abierta no se podrá cargar otra en este estado.Aquellos colegios con mas de una sede tienen mayores posiblidades de carga en paralelo.

La subida de una tarea bloqueadora implica aviso directo a los programadores con el fin de tratarla con prioridad máxima.

En pantalla principal se muestra la tarea con un ícono que la distingue y en una tabla separada.

En el cómputo de la tabla, se visualizan mezcladas con las tareas de prioridad alta.

Se agregaron nuevos campos para visualizar los números de referencia.
Los cambios de estados se computan sin necesidad de ingresar comentarios.

Como se muestra en la imagen, debe crearse una carpeta cmo enlace , para luego insertar archivos sobre la misma.

Para más información ver el artículo de enlaces externos

Vista de Permisos

Vista de un resultado con todos los permisos habiltiados.

Ver imagen de ejemplo.